Tyylikkäästi tuloksiin - englannin-, ranskan-, ruotsin-, saksan-, suomen- ja venäjänkielisen kirjallisen liikeviestinnän merkitys, nykytila, visio ja mallikirjeistöt

Julkaisussa kuvatun hankkeen lähtökohtana oli yhä kansainvälisemmillä markkinoilla toimivien suomalaisten yritysten suuri tarve liikekirjeenvaihdon ajantasaisiin malleihin. Koska johdon assistenttien käyttämää kieltä ei juurikaan tutkita, niin selvitykselle oli suuri tilaus.

Tutkimushankkeen tarkoituksena oli auttaa suomalaisia yrityksiä kehittämään kirjallista liikeviestintäänsä niin kotimaisilla kuin kansainvälisilläkin markkinoilla. Hankkeen tutkimuksellisena tavoitteena oli selvittää, mikä on yrityksen kirjallisen liikeviestinnän merkitys, nykykäytäntö ja tulevaisuuden visio. Tutkimuksen käytännön tavoitteena oli tuottaa liikeviestinnän mallikirjeistöt Suomen ulkomaankaupassa eniten tarvittavilla kielillä, eli englannin, suomen, ranskan, ruotsin, saksan ja venäjän kielillä. Kirjallisella liikeviestinnällä tarkoitetaan tässä hankkeessa yrityksen postitse, faksitse tai sähköpostitse tapahtuvaa viestinvaihtoa asiakkaiden tai liiketapahtumaan kiinteästi sidoksissa olevien verkostokontaktien kanssa. Tutkimuskysymykseksi muodostui: "Millaista on kirjallinen liikeviestintä englannin, ranskan, ruotsin, saksan, suomen ja venäjän kielillä?"

Tutkimusmenetelmäksi valittiin harkinnanvaraiset haastattelut. Aineiston keruussa pääteemoina olivat kirjallisen viestinnän merkitys, kirjallisen viestinnän nykytila, asiakassuhteen vaikutus viestintätyyliin ja välineeseen sekä viestin vastaanottaminen. Haastattelut tehtiin assistenttikoulutuksen näkökulmasta. Haastatteluaineisto analysoitiin sisällönanalyysin avulla. Tulokset raportoitiin ensin kielittäin ja koottiin sen jälkeen yhdeksi hankeraportiksi. On huomattavaa, että tämä raportti ei kuvaa sitä, mikä on hyvää viestintää, vaan sitä, että minkälaista viestintä on.

Tutkimushankkeen päätuloksina voidaan todeta, että käsitys kirjallisen liikeviestinnän tärkeydestä vahvistui ja kulttuurikohtaisen osaamisen merkitys korostui. Eri viestityyppejä käytetään hyvin vaihtelevasti eri kielialueilla. Sähköposti täydentää vahvasti postitusta kaikilla alueilla. Faksi näyttää menettäneen merkityksensä muualla paitsi venäjänkielisessä liikeviestinnässä, jossa se osoittautui yhä olennaiseksi välineeksi.

Haastattelujen yhteydessä kerättiin eri välinein lähetettyjä autenttisia viestejä. Näistä osa on valittu ns. mallikirjeiksi. Valittuja kirjeitä on muokattu asiakirjastandardin mukaisiksi kuitenkin ottaen huomioon kunkin kielialueen käytännöt. Kirjeistä on karsittu alkuperäisiä tietoja, jotta liikesalaisuudet eivät paljastuisi. Kirjeiden normatiiviset poikkeamat on korjattu. Mallikirjeiden on tarkoitus hyödyntää paitsi yritysten viestijöitä, myös opetusta niin johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmien opetuksessa kuin muissa oppilaitoksissa.

Avainsanat: mallikirje